Politique de confidentialité

Qui nous sommes et ce que couvre cette politique

Gopher Boss Inc., une société de l'Ontario exploite l'application Gopher Boss. Cette politique explique quels renseignements personnels l'application recueille, pourquoi, qui les traite, où ils sont conservés, combien de temps ils sont gardés et comment nous joindre. Elle est rédigée en tenant compte de la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE) et, pour le Québec, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

Votre entreprise décide de ce qu'elle inscrit au sujet de ses propres clients et pourquoi. Nous conservons et traitons ces renseignements uniquement pour faire fonctionner l'application pour votre entreprise.

Ce que nous recueillons

Au sujet des personnes qui se connectent (le propriétaire et l'équipe) :

• le nom, l'adresse courriel, le rôle et la langue, et un numéro de téléphone facultatif;
• le mot de passe, conservé seulement sous forme brouillée (hachée), et la clé de connexion en deux étapes, conservée chiffrée;
• les sessions de connexion, et l'adresse réseau (IP) des tentatives d'inscription et de connexion, utilisée seulement pour contrer les abus;
• la version de ces pages que la personne a acceptée, et à quel moment.

Au sujet des clients de votre entreprise, tels que votre entreprise les inscrit : noms, adresses courriel, numéros de téléphone, adresses, langue, notes, factures, paiements et relevés; pour l'inspection incendie, leurs bâtiments, leurs équipements et les visites; pour les prêts, le nom et le courriel du prêteur.

Une copie des courriels envoyés au moyen de l'application (les entreprises n'envoient pas encore de textos), avec leur état de livraison. Les liens personnels sont masqués dans les copies conservées.

Si votre entreprise active le jumelage des virements Interac, les courriels d'avis de virement Interac que vous transférez à notre boîte de courriel et les adresses courriel de virement que vous confirmez. De chaque avis, nous gardons le nom de l'expéditeur, son message, le montant, la référence Interac et la date; le courriel lui-même est lu et n'est pas conservé par l'application.

Les fichiers de relevés bancaires et d'importation sont lus pour en tirer les lignes et ne sont pas conservés; les lignes importées le sont, tout comme celles qu'apporte un flux bancaire en direct (voir Plaid ci-dessous).

Témoins (cookies) : seulement ceux dont l'application a besoin : garder votre session ouverte, terminer la connexion en deux étapes, retenir votre langue, retenir un code de parrainage avec lequel vous êtes arrivé, garder brièvement un lien privé que vous venez de créer (comme le lien d'un relevé de prêt) et, pour notre équipe de soutien, « voir en tant que ». Aucun témoin publicitaire ou de pistage.

Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons ces renseignements uniquement pour :

• faire fonctionner l'application pour votre entreprise : connexion, factures et registres, et les courriels et textos que vous lui demandez d'envoyer;
• protéger les comptes et contrer les abus;
• repérer et corriger les erreurs;
• respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous n'envoyons pas notre propre publicité à vos clients.

Qui les traite pour nous

Ces fournisseurs de services traitent des renseignements pour faire fonctionner l'application :

• Hébergement (Hostinger) : l'application, sa base de données et ses copies de sauvegarde, sur des serveurs aux États-Unis.
• Envoi des courriels, par notre fournisseur de courriel (actuellement le service de courriel de Hostinger) : les courriels que l'application envoie, et à qui. L'application peut utiliser le serveur de courriel de Hostinger ou Resend (aux États-Unis). Quand le jumelage des virements Interac est activé, la même boîte de courriel Hostinger reçoit les avis Interac que les entreprises y transfèrent.
• Suivi des erreurs (GitHub, aux États-Unis) : quand quelque chose ne fonctionne pas, un rapport d'erreur est transmis à nos développeurs. Les adresses courriel, les numéros de téléphone, les longs nombres, les valeurs entre guillemets et les identifiants de dossiers en sont retirés d'abord.
• Textos (Twilio), seulement si les textos sont activés : le numéro de téléphone et le message.
• Recherche d'adresse (Google), seulement si elle est activée : l'adresse en cours de saisie, pour suggérer des correspondances.
• Flux bancaires en direct (Plaid, aux États-Unis), seulement pour une entreprise qui connecte un compte bancaire (fonction bêta) : l'entreprise se connecte à sa banque dans la fenêtre de Plaid; son mot de passe bancaire va donc à Plaid, jamais à nous. Plaid nous transmet les opérations des comptes bancaires que l'entreprise choisit d'y partager; nous ne conservons que les opérations comptabilisées du seul compte connecté, et de chacune seulement la date, la description et le montant (les longs numéros dans les descriptions sont masqués), comme une ligne importée d'un relevé, ainsi qu'une clé d'accès chiffrée à la connexion. Les descriptions peuvent contenir le nom de personnes que l'entreprise a payées ou qui l'ont payée. La déconnexion met fin à l'accès de Plaid et supprime la clé; la fermeture de votre compte Gopher Boss supprime la clé et demande à Plaid de mettre fin à son accès. Plaid traite la connexion à la banque, et ce qu'il reçoit de la banque, selon sa propre politique de confidentialité pour les utilisateurs finaux, affichée dans sa fenêtre.

Où ils sont conservés

Les serveurs de Gopher Boss sont aux États-Unis. Vos renseignements, et ceux de vos clients, y sont conservés et traités, et certains des fournisseurs ci-dessus les traitent aussi à l'extérieur du Canada.

Pendant qu'ils se trouvent aux États-Unis, ils peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre et aux autorités de sécurité nationale des États-Unis en vertu des lois américaines. Si cela change, cette politique le dira d'abord.

Québec : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur la conservation de ces renseignements à l'extérieur du Québec (article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) est en cours.

Combien de temps nous les gardons

Chaque type de renseignement suit une seule règle, appliquée automatiquement chaque nuit :

• Registres comptables (factures, paiements, dépenses, fournisseurs, factures de fournisseurs, prêts, lignes bancaires, importées d'un fichier ou apportées par un flux bancaire, et journal) : conçus pour être gardés au moins 7 ans (l'ARC en exige 6); aucune règle ne les supprime automatiquement tant que le compte existe. Ils ne sont supprimés que lorsque le propriétaire ferme le compte.
• Clients que votre entreprise supprime : effacés définitivement après 30 jours, avec leurs messages, sauf si une facture les nomme.
• Clients d'une entreprise dont toutes les connexions sont désactivées depuis 12 mois : supprimés, avec leurs messages, sauf si une facture les nomme.
• Courriels et textos liés à un client : 24 mois. Courriels et textos à des personnes qui ne sont pas utilisateurs et qui ne sont liés à aucun dossier : 12 mois.
• Journaux d'erreurs : 12 mois. Journal d'audit des administrateurs : 24 mois. Notre registre d'une demande liée à la vie privée (qui l'a faite, ce qui était demandé et la date de notre réponse) : 24 mois après notre réponse. Sessions : jusqu'à leur expiration. Traces des tentatives de connexion et compteurs d'inscription : 1 jour.
• Liens d'invitation, de confirmation et de réinitialisation : 30 jours après leur expiration. Personnes qui n'ont jamais choisi de mot de passe (invitées, ou inscrites sans jamais confirmer) : supprimées 30 jours après l'expiration de leur dernier lien. Invitations bêta : 12 mois.
• Avis de virement Interac : 18 mois après avoir été inscrits ou écartés, 24 mois s'ils n'ont jamais été traités (le paiement créé par un avis est un registre comptable). Courriels transférés dans notre boîte : 30 jours une fois traités, 90 jours s'ils n'ont pas pu servir. Codes de transfert Gmail : 7 jours.
• Registres d'inspection incendie, factures récurrentes, suivis des rappels et journal d'activité de l'entreprise : gardés tant que l'entreprise existe, et supprimés avec leur client ou à la fermeture du compte.
• Copies de sauvegarde : une copie complète de la base de données est faite chaque nuit (les 7 plus récentes sont gardées), avant chaque mise à jour (les 5 plus récentes) et quand un administrateur en demande une (les 5 plus récentes), et aucune de nos propres sauvegardes n'est gardée plus de 90 jours. Nos sauvegardes sont conservées sur le même service d'hébergement que le site, aux États-Unis. Une fois par mois, un administrateur télécharge aussi la plus récente, la garde sur un disque externe chiffré (pas un service infonuagique) conservé au Canada, hors du serveur, et supprime les copies de plus de 90 jours. Les renseignements supprimés de l'application disparaissent donc de nos propres sauvegardes en 90 jours au plus. Notre hébergeur fait aussi ses propres sauvegardes du serveur; elles ne sont pas visées par cette limite de 90 jours et suivent son propre calendrier.
• Si nous devons un jour restaurer une sauvegarde, nous appliquons d'abord de nouveau notre registre des suppressions, avant que l'application soit utilisée : une entreprise fermée après cette sauvegarde reste supprimée, et un client qui a arrêté les rappels de factures après cette sauvegarde ne les reçoit toujours pas.

Fermeture du compte : on offre d'abord au propriétaire de télécharger tous les registres et on l'avertit que rien ne pourra être récupéré; ensuite, tout ce que l'entreprise a dans l'application est supprimé d'un coup. Les copies dans les sauvegardes sont supprimées en 90 jours au plus, comme décrit sous Copies de sauvegarde. Un membre de l'équipe qui ferme sa propre connexion ne peut plus se connecter; l'entreprise conserve ses registres, avec son nom et son ancien courriel sur ce qu'il a fait, jusqu'à la fermeture de l'entreprise. Le seul propriétaire ferme plutôt l'entreprise.

Comment nous les protégeons

Nos mesures de sécurité comprennent :

• la connexion en deux étapes avec une application d'authentification, et des codes de récupération à usage unique;
• le chiffrement en transit (HTTPS) entre votre navigateur et l'application;
• des mots de passe conservés seulement sous forme hachée, et des clés et secrets de connexion conservés chiffrés;
• chaque entreprise ne voit que ses propres registres, et chaque membre de l'équipe seulement ce dont son rôle a besoin;
• des sauvegardes automatiques chaque nuit, et une trace des actions des administrateurs.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une atteinte crée un risque réel de préjudice grave, nous en aviserons les personnes touchées et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l'exige.

Votre comptabilité et l'ARC

L'ARC exige que les registres d'une entreprise soient tenus au Canada, sauf si elle autorise un autre endroit par écrit. Des registres gardés hors du Canada et consultés électroniquement depuis le Canada ne sont pas considérés comme tenus au Canada. L'ARC peut accepter une copie complète gardée au Canada, et elle recommande de garder des sauvegardes au Canada. Pendant la bêta, nos serveurs sont aux États-Unis : téléchargez donc votre comptabilité chaque mois à partir de Finances → Télécharger pour votre comptable et enregistrez une copie complète sur votre propre ordinateur ou stockage au Canada. Nous ne pouvons pas promettre que l'ARC l'acceptera dans votre cas : demandez à votre comptable. L'application le rappelle aux propriétaires chaque mois.

La tenue de votre comptabilité est la responsabilité de votre entreprise : l'ARC demande de garder les registres 6 ans après la fin de l'année d'imposition qu'ils visent.

ARC, IC05-1 Tenue de registres électroniques

Les messages que votre entreprise envoie (LCAP)

Les factures, relevés, rappels de paiement et autres courriels envoyés au moyen de l'application vont à vos clients au nom de votre entreprise. En vertu de la loi canadienne anti-pourriel (LCAP), votre entreprise est responsable d'avoir le consentement lorsqu'un message l'exige.

Les rappels de paiement sont désactivés tant que le propriétaire ne les active pas, peuvent être désactivés pour n'importe quel client ou facture, et chaque rappel contient un lien que le client peut utiliser pour les arrêter.

Consulter et corriger vos renseignements

Les personnes qui se connectent peuvent corriger leur nom, leur téléphone et leur courriel (un nouveau courriel est confirmé par un lien) et changer leur mot de passe, leur connexion en deux étapes et leur langue dans l'application. Sous Mes données, chaque personne télécharge ses propres coordonnées et ce que son rôle lui permet de voir, et peut fermer sa propre connexion; les propriétaires peuvent télécharger tous les registres de l'entreprise en tout temps. Pour consulter, corriger ou obtenir une copie des autres renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou pour retirer votre consentement, écrivez à residentservice@jamesstreetchateau.com. Nous répondrons dans les 30 jours.

Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise Gopher Boss, communiquez d'abord avec cette entreprise : c'est elle qui décide de ce qu'elle inscrit à votre sujet. Nous l'aiderons à vous répondre.

Vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, de la Commission d'accès à l'information.

Nous joindre

Pour une question, une demande ou une plainte au sujet de ces pages ou de vos renseignements, écrivez à notre responsable de la confidentialité à residentservice@jamesstreetchateau.com. Gopher Boss Inc..

Nous mettrons cette politique à jour quand la façon dont l'application traite les renseignements change, et nous vous demanderons d'accepter la nouvelle version dans l'application.

Tant que Gopher Boss est en bêta, nous pouvons modifier cette politique et les Conditions d'utilisation en tout temps, et les modifications prennent effet dès leur publication, sauf celles touchant votre forfait ou son prix, que nous vous demanderons quand même d'accepter comme décrit ci-dessus. Nous vous demanderons votre consentement avant d'utiliser vos renseignements personnels à une nouvelle fin. Une fois la bêta de Gopher Boss terminée, nous vous demanderons d'accepter les modifications comme décrit ci-dessus.